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5 costos ocultos que tienen las empresas cuando invierten en tecnología

5 costos ocultos que tienen las empresas cuando invierten en tecnología

Los modelos de pago por servicio que ofrecen algunas empresas de tecnología son una buena solución a la hora de reducir estos costos ocultos.  

Los costos ocultos son uno de los problemas financieros más comunes en las compañías. Este tipo de gastos son difíciles de identificar, afectan la rentabilidad de la empresa y en casos más graves, ponen en peligro la existencia del negocio, explicó Juan Pablo Dávila, profesor de finanzas INALDE Business School. La tecnología es una de las variables que, al no ser implementada correctamente, puede generar gastos improductivos a una organización e impactar su capacidad de trabajo. Por eso, HP Inc. describe los 5 costos ocultos más comunes a los que se ven enfrentadas las organizaciones al momento de invertir en innovación:

1.     Daño de equipos de tecnología: a diario, todas las empresas tienen riesgo de enfrentar daños o inconvenientes en sus dispositivos tecnológicos, sin embargo, existen variables que pueden aumentar el impacto de este tipo de problemas.  Por ejemplo, si una compañía decide comprar directamente computadores y uno de los dispositivos presenta inconvenientes técnicos, el tiempo en el que el usuario afectado deja de trabajar mientras encuentra una solución es considerado como un costo oculto, esto si la empresa no cuenta con la capacidad de respuesta para remplazar el dispositivo automáticamente durante el tiempo de espera. Algunas compañías de tecnología ofrecen soluciones financieras para reducir este costo oculto a través de un modelo de pago por servicios, “con dicho esquema de pago, al momento de tener fallas técnicas en un computador, las compañías ya no tendrían que esperar conseguir otro dispositivo por su cuenta, si no que podrían reemplazar el equipo de forma inmediata a través de su proveedor de tecnología”, agregó Dávila.

2.     Falta de insumos disponibles: para que los equipos de tecnología como las impresoras funcionen de forma óptima, es clave contar con la disponibilidad suficiente de papel, consumibles originales, especialmente tóner y/o cartuchos de tinta, en todo momento. De lo contrario, la ausencia de estos insumos o la compra de material de procedencia desconocida, por ejemplo, de tintas no originales, representan costos ocultos que impiden a las compañías responder a la demanda de trabajo.  Expertos de HP Inc. aseguran que, al momento de faltar algún insumo, las compañías recurren a dos acciones clave necesarias para el correcto funcionamiento de la tecnología: la primera es la búsqueda en el mercado del consumible faltante; mientras que la segunda, responde al despacho de dicho producto.  Todo este proceso, genera unos gastos innecesarios que afectan la operación del negocio e impactan la organización en términos financieros. “Por eso, a través del modelo MPS (Managed Print Services) de HP inc., brindamos el soporte necesario para mantener los equipos de impresión en perfecto funcionamiento; desde el acompañamiento técnico hasta el abastecimiento continuo de consumibles necesarios. De esta forma, apoyamos a que las compañías puedan centrarse en el crecimiento de sus negocios” dijo Andrés González, gerente para el segmento corporativo de impresión, HP Inc. Colombia. 

3.     Préstamos bancarios: muchas organizaciones acuden a esta opción para realizar la compra de sus equipos. Sin embargo, existen variables que las compañías ignoran a la hora de solicitar este dinero y que pueden representar costos ocultos.  Si bien, una entidad bancaria maneja diferentes tasas de interés dependiendo del perfil de la persona u organización que solicita el préstamo, generalmente estas tasas son mucho más elevadas que aquellas que ofrece una compañía de tecnología a través de los modelos de pago por servicio, pues el costo financiero es menor por la capacidad que tienen estas para realizar este tipo de préstamos. HP Financial Services, por ejemplo, ofrece soluciones y estrategias de inversión que pueden ayudar a mejorar la agilidad y el control de los negocios al mismo tiempo que permite escalar y potencializar soluciones tecnológicas necesarias en una organización.

4.     Ausencia de niveles de servicio: en este caso, los costos ocultos se identifican durante la atención posventa. Por ejemplo, si una compañía compra de manera tradicional un portafolio de impresoras y luego de dos meses, sus usuarios tienen inconvenientes con algún dispositivo fuera del horario laboral, es probable que, durante la solución del problema, los tiempos muertos a los que se vea enfrentada la empresa sean más extensos, esto si la organización carece de un modelo de pago por servicios que ofrezca atención las 24 horas. Al respecto, HP Inc. menciona que los modelos de pago por servicio buscan eliminar la complejidad de la administración de los dispositivos y ayudar a los clientes a reducir los costos ocultos que pueden generar los problemas de tecnología.  Para Raúl Ramírez, especialista de Device as a Service (DaaS), HP Inc. Colombia, es clave que estos esquemas ofrezcan niveles de servicio efectivos que permitan solucionar cualquier daño que presente el equipo rápidamente sin comprometer el trabajo de la organización; “esto en resumen es nuestro objetivo con Device as a Service (DaaS), mejorar la disponibilidad del servicio y ser un aliado en todo momento” mencionó Ramírez.

5.     Obsolescencia o renovación de equipos: año tras año, es normal que las compañías trabajen por actualizar su infraestructura tecnológica para obtener las mejores soluciones del sector y estar a la vanguardia. No obstante, esto implica una inversión económica en la que las organizaciones no incurren para evitar someter sus finanzas a costos elevados. “Por lo anterior, es importante que las compañías conozcan cómo, tener la última tecnología en equipos de cómputo e impresión es una inversión que aumenta la productividad de las empresas y les permite diferenciarse entre sus competidores”, agregó Ramírez al afirmar que, “migrar a los modelos de pagos por servicio, representa una buena decisión a la hora de reducir los costos ocultos de una compañía puesto que facilita el acceso de las empresas, a las más recientes novedades tecnológicas”. Como forma de reforzar estos conceptos, HP Inc. junto al INALDE Business School realizan talleres dirigido a gerentes financieros, para orientar sus decisiones entorno a la gestión y el manejo efectivo de infraestructura tecnológica. El primer encuentro se llevó a cabo en Cali, el 9 de abril, el segundo tuvo lugar en Bogotá el 11 de abril y el último se realizará en Medellín, el 28 de mayo.

Sobre HP

HP Inc. crea tecnología que hace que la vida sea mejor para todos, en todas partes. A través de nuestro portafolio de productos y servicios de sistemas personales, impresoras y soluciones de impresión 3D creamos experiencias que sorprenden. Más información sobre HP disponible en hp.com.

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